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办公室装修前要考虑的事情
来源:品嘉装饰    时间:2019-07-19    浏览量:504次

搬家从来都不是容易的,公司搬迁也是如此。你以为 办公室装修时最头疼的事情,殊不知在装修前更重要的是选择一个满意的地址。是的,公司选址是一件很重要的事情,公司先把办公地址定下来才能考虑到后期装修的事情。今天就让我们一起来了解下办公室装修前选址那些事儿!


博微太赫兹办公室装修效果图


一、办公室选址准备阶段


1.了解市场情况

好房子就像好姑娘,“追求者”众多。太多公司经历过筛选流程拖得太久,最后“想要的都被别人要了”的窘境。所以要在选址过程中随时了解市场情况、空置率和去化速度,如果掌握不到足够的信息,可以找第三方来询问相关的情况。一旦发现心仪的区域处在供不应求、去化速度快的情况下,就要尽快考察面积,毕竟后续的一系列工作也要花费时间。

 

2.制订时间表

就像制订工作计划一样,什么时间段完成什么事要有大致的计划,整个选房工作的deadline在什么时候,这些要在选房开始之前就计划好。最好的方法就是“反推”。例如公司希望5月15日正式入驻,那么从这一天开始往前推算时间:装修以及放味儿需要的大概时间、各种审批 设计流程需要占用的时间、双方谈判可能花费的时间、实地看房所需的时间,把这些都计算好之后,就能反推出一个开始相关工作的大概时间点,有些时候,甚至可能需要提前3-4个月就开始着手准备各种工作。归根结底,选办公室在考虑周全的前提下,尽量“赶早不赶晚”。规划不好就可能产生一系列问题,甚至出现白交几个月租金的情况。

 

3.做好未来计划

找办公室也需要未雨绸缪的眼光,毕竟不像买衣服,半年之后胖了瘦了重新买一件就好,找办公室最容易出现的一个问题就是面积找小了。更小的面积基本上意味着更少的成本,为了“省钱”大家往往都选择尽可能少租面积,导致忽略了公司可能出现的扩张以及招聘等问题。在不出现中途退租的情况下,一次租办公室的租期大概在2-3年,换句话说,这个时间段内公司可能出现的招聘、扩张甚至转型都要尽量考虑其中。如果提前打出富余的计划行不通,那至少要询问好业主方,是否可以在自己的租期内进行扩租,或者通过协商将一些相关条款签署在租赁协议里,来确保这类权益。记住合理的预留永远比重新换一个办公室省钱,因此不能忽略了这方面的问题。

 

4.周全考虑需求

不少公司在租完办公室之后都会遇到那种“看房的时候怎么没想着问问”的事情,这种内容非常细碎,要根据公司实际情况做具体考虑,但基本上分为三类:

A. 老板的个人要求,例如,TA是不是想要个独立的卫生间,TA对于办公室区域是不是有自己的喜好等等;

B. 办公室的整体布局规划,比如销售人员需要方便出入的位置、marketing可能需要媒体区、行政需要多大的pantry等,如果有这些方面的布置需求,就要在之后的看房过程中留意平面布局,注意这些需求是否能满足,一般情况下业主方手里会有相关的平面图或者CAD图,可以进行索要;

C. 公司相关的特殊需求,例如一些和注册、上市相关的硬性标准办公室是不是符合,又或者是办公室所处的位置是否能够享受政府提供的相关政策内容。


办公室选址要注意

 

二、办公室选址考察阶段


做好了前期的准备,就是筛选房源和实地看房了,很多软硬性指标都是在这个过程中进行了解和考察的,当然总结起来,看房的过程其实就是一个衡量业主方物业管理水平的过程。我们列出了一些出现频率较高,对办公室品质影响较大的内容供大家参考:

 

1. 目的行政区域:如果搬家过程出现了跨区则会涉及工商变更,需要复杂手续,基本上都需要20个工作日左右的时间才能走完流程,会影响到入驻时间。当然还有相关税务变更等问题需要考虑其中。

 

2. 周边配套:最基本的就是吃和住,甚至可以说,写字楼周边是否有足够级别的酒店配套,是判断其物业水平的一个很关键的点。所以看房时打探好办公室周边的环境,哪怕只是简单百度一下,或者看看附近区域未来的规划,都会很有用处。

 

3. 考察交付条件:不要被“精装修”、“豪华装修”、“全套家具”这些说法整得晕头转向,甄别办公室的交付情况可以用很简单的方式,如果办公室装修规格是"吊顶、白墙和网格地板/地砖",那么这就是传统意义上的“简装修”。如果明显有上一个租客留下的装修痕迹或者家具,那么就是“遗留装修”。

 

4. 考察平面布局,看是否有不好利用的死角,导致实际能使用的面积小于需要的面积,或者会导致工区摆放非常复杂,不得不有人窝在角落或者靠着柱子办公的情况。如果有条件,可以通过CAD图来测算一下实际使用率。

 

5. 询问装修是否有独家供应商,简单来说,是不是只能用写字楼指定的装修供应商进行装修,这可能造成一些额外的费用支出。

 

6. 考察卫生间,人们常常会说这样一句话,“卫生间代表了物业的好坏”。至少,作为行政,你不想以后老是接到员工关于卫生间问题的各种投诉吧?

 

7. 考察消防通道,且不论人身安全的事情马虎不得,就只说很多企业入驻后才发现消防通道成了“吸烟区”这事已经很让人窝火,不少烟民因为懒得下楼直接在消防通道里吸烟,一旦出现这种情况,也能侧面反映物业的管理水平一般。 

 

8. 考察同楼层的租户,以及楼内其他租户组成,这不仅有助于入驻之后进行沟通交流甚至业务往来,也有助于避免出现噪音等互相干扰的情况。没人希望自己的邻居是一个天天在喊口号的公司,或者是个做教育培训,经常有一大堆孩子在走廊里愉快玩耍的公司。 

 

9. 考察交通及路况,“您从我们这走到地铁站最多也就用10分钟非常方便”,是和“我再讲3分钟”、“下趟车没人”、“等你长大了再把压岁钱还给你”性质类似的一句话。所以可以挑选一个上下班高峰附近的时段去考察,体验一下周边的交通情况。 

 

10. 考察电梯运力,通常情况下,一栋15层每层1000平米的写字楼,如果入驻率达到了90%,楼内大概会有2000名在这里办公的人,如果楼内有8部满员状态下能搭载16人的电梯,也要运16次才能把2000人运一个遍。有一些人员密集的写字楼,上下班高峰或中午时间段需要等10分钟以上毫不夸张。 

 

11. 考察空调,没什么好说的,夏天空调里吹出35度热风、三九天裹着羽绒服发抖的体验,你一定不想让老板体会吧?而空调问题在一些写字楼里是经常出现的,或许几次考察不会遇到,但一定要对这件事有所“警惕”。而且风机盘管和VAV两种不同的空调种类,会有不同的使用体验和感受,都需要实地考察来体验。 

 

12. 询问物业收费标准,这里涉及到的内容会比较杂,像停车等相关费用都要了解清楚,同时很多项目在空调的使用上也是有额外收费的,都要提前了解,毕竟,你是不可能以“我不知道啊”为由成功避免交这笔钱的。


办公室装修前要注意的事情


三、办公室租赁买卖谈判阶段


谈判期,最重要的是要打破一个误区,“写字楼谈判并非像普通买东西一样双方针对租金来回砍价”就可以了,租赁过程中能争取的各种权益同样拥有非常高的重要性,可以增加租赁的灵活性。如果租赁协议里有一些不合理条款的存在,可能会在租期内处处受制,甚至可能还有潜在的成本支出。在这些条款中,比较突出的内容有:

 

1. 装修期要不要交租金?

2. 有没有额外租金减免期?

3. 是否有楼内扩租支持?

4. 是否有续租时的租赁条件支持?

 

除了类似这种商业类的条款,法律条款也是非常重要的。很多企业的律师并没有不动产咨询的相关经验,可能会把注意力都放在了那些基本上无法更改的内容上,那些对租户不利的法律条款反而被漏掉,产生法律风险。比如:

 

1. 写字楼设定抵押带来的风险

2. 装修期限延长造成的赔偿风险

3. 付款时可能产生的风险

4. 公众及第三者责任带来的相关风险

5. 违约责任和赔偿的判定等。

 

这类内容都需要对照合同做具体判断,并没有一定之规,所以这方面需要寻求专业人士的建议。


万世律师事务所装修效果图


四、办公室装修阶段


装修问题是最容易被忽视的点。很多企业遭遇白交租金的问题,就是因为低估了装修造成的时间成本。

 

1. 方案沟通:设计公司出概念方案、结合实际租赁的面积出执行方案,需要时间;后续的沟通和修改过程需要时间;公司高层和各部门讨论做决定,还是需要时间。所以这些需求最好是在对租赁面积进行筛选的同时就能有一定的了解,尽早做好相应准备。

 

2. 装修考评:如果条件允许,在租赁面积进入终选阶段时,带上装修公司一起对终选项目进行考评,这样可以结合概念设计方案和写字楼租赁面积平面布局,评估工程上是否存在无法执行设计方案的地方。如果签了合同才发现老板喜欢的设计方案没法施行,作为行政就又要背锅了。

 

3. 消防报批:方案确定好后,需要经历消防局报批和物业报批的流程。前者耗费的时间完全不可控,有条件最好找可以帮忙报消防的装饰公司,这样可以最大限度的节省时间。物业报批的时候,有很小的可能出现一些利益纠纷,遭遇恶意拖延问题。

 

4. 施工相关手续:和物业完成相关手续后才可以进场施工。正常有人办公的写字楼是不能在工作时间发生带响动的施工的,只能在夜间和周末施工,这会大大拉长装修时间。

 

5. 验收:完工后物业会进行现场检查,如有不符合规定的装修,还需要进行整改。最终验收时,一定和物业一起验收,以免引起后续不必要的纠纷。验收内容包括查看交付情况、机电空调是否正常、电表读数等。

 

6. 订购家具:有相关经验的行政会结合装修效果来配软装和家具,提前订好家具。第一是把事情提前解决,第二是如果量大,工厂没有那么多现货需要临时生产,这又是时间成本。一些家具供应商会根据实际装修状况和功能区分布情况为 客户做好家具分配方案,这样会省事很多。

 

完成了所有这些流程,熬过家具和装修的散味时间,就可以正式入驻开始办公了。


办公室装修效果图


五、其他


最后再补充几个容易出现问题的点:

 

1.关于消防:如正文所说,办公室可能涉及到消防报批。通常办公室超过一定平米数且需要进行二次装修,就一定涉及到装修方案的消防报批。消防报批的时间一般不可控,且一般需要以周来计算。想节省时间,可以找一些可以帮忙代报消防的设计装修公司进行代办,或者可以询问大厦物业是否有合作的消防报批供应商,有些大厦可以帮租户进行物业报批,同样会帮行政节省很多时间和精力。

 

2.开发票问题:在选址之前一定要调查好租赁的办公室的属性,如果是二房东(个人业主)的项目,开发票就会遇到麻烦。但是一些以成交为主要目的的 服务商是不会告诉你某些办公室无法开票的风险的,很多非行业内人士也不知道哪栋写字楼里的办公室是私人二房东,哪些是开发商。一些押房公司也会说自己是开发商,但一样干着开不出发票的事儿。所以对业权的考察一定要到位才能避免无法开票问题。 

 

3.注册相关问题:大型开发商的写字楼项目基本上是都可以进行注册的,不用过多担心。有些二房东或商住类型的办公物业,由于自身原因或该地的注册地已经用作他用,没法提供注册地址。这个需要一事一议的进行问询。一栋分散业权的写字楼,有的房间可以注册,有的房间不能注册是比较常见的。另外,一些联合办公的产品,也是需要根据入驻人数来决定是否可以提供注册地址的。


通过这一系列的过程,你是否才发现原来想要换一个办公环境其实并不是那么容易的一件事情,确实如此。经历了这一系列的选址、谈判、装修、通风之后我们才能够真正进入新的环境办公。所以说,如果的你的公司刚刚搬迁,那么你赶紧好好欣赏下这间新的办公室吧,毕竟它来得如此不容易。


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